Embaucher son premier salarié : démarches, coût et documents obligatoires
Embaucher son premier salarié constitue une étape importante dans le développement d’une entreprise. Jusqu’à présent, vous gériez peut-être seul votre activité. L’augmentation des commandes, le manque de temps ou le besoin de nouvelles compétences peuvent désormais vous conduire à recruter.
Mais devenir employeur entraîne de nouvelles responsabilités : choisir le bon contrat de travail, déterminer la rémunération, effectuer la déclaration préalable à l’embauche, vérifier la convention collective applicable, organiser le suivi de santé au travail, mettre en place la complémentaire santé, préparer la paie et accomplir les déclarations sociales.
Avant de signer un contrat, il est donc essentiel de connaître le coût réel d’une embauche et les démarches obligatoires pour recruter son premier salarié.
Ce guide vous présente les principales étapes à suivre pour préparer votre première embauche.
Peut-on embaucher dès la création de son entreprise ?
Une entreprise peut recruter un salarié dès lors qu’elle est en mesure de respecter ses obligations d’employeur et de financer durablement le poste.
Il n’est donc pas nécessaire d’attendre plusieurs années d’activité avant d’embaucher.
Une SAS, une SASU, une SARL ou une EURL peut notamment employer des salariés. Un entrepreneur individuel, y compris un micro-entrepreneur, peut également devenir employeur.
Cependant, la première question à se poser n’est pas uniquement juridique.
Il faut vérifier que l’entreprise dispose d’une trésorerie suffisante pour supporter le coût global du recrutement : salaire, cotisations patronales, complémentaire santé, éventuelle prévoyance, matériel, logiciels, formation, suivi de santé au travail et autres dépenses liées au poste.
Première embauche : commencer par définir précisément le poste
Avant de rechercher un candidat, déterminez précisément vos besoins.
Vous devez notamment définir :
les missions confiées au salarié ;
ses responsabilités ;
les compétences nécessaires ;
le lieu de travail ;
la durée hebdomadaire de travail ;
les horaires envisagés ;
la rémunération ;
la date souhaitée d’embauche ;
le type de contrat.
Cette étape permet également de déterminer si l’entreprise a réellement besoin d’un salarié à temps plein ou si un temps partiel peut être plus adapté au démarrage.
Vérifier la convention collective applicable à l’entreprise
C’est une étape qu’un nouvel employeur peut facilement oublier.
La convention collective dépend principalement de l’activité exercée par l’entreprise.
Elle peut prévoir des règles plus favorables aux salariés que les dispositions générales du Code du travail concernant notamment :
les salaires minima ;
les classifications professionnelles ;
les primes ;
les congés ;
la période d’essai ;
les indemnités ;
la prévoyance ;
certaines conditions de travail.
Avant de fixer définitivement la rémunération et de rédiger le contrat, il est donc important d’identifier la convention collective applicable et de vérifier ses dispositions.
Quel contrat choisir pour son premier salarié ?
Le choix du contrat dépend du besoin réel de l’entreprise.
Le CDI
Le contrat à durée indéterminée (CDI) constitue la forme normale et générale de la relation de travail.
Il est particulièrement adapté lorsque le besoin de l’entreprise est durable.
Il peut être conclu à temps plein ou à temps partiel.
Même lorsqu’un écrit n’est pas systématiquement exigé pour un CDI à temps plein de droit commun, l’employeur doit communiquer au salarié les informations essentielles relatives à la relation de travail.
En pratique, établir un contrat écrit complet permet de mieux encadrer la relation entre l’entreprise et le salarié.
Certaines conventions collectives peuvent également imposer un contrat écrit.
Le CDD
Le contrat à durée déterminée (CDD) répond à un besoin temporaire et ne doit pas être utilisé pour pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise.
Il peut notamment être utilisé dans certains cas prévus par la loi, comme le remplacement d’un salarié ou un accroissement temporaire d’activité.
Le CDD doit être établi par écrit et comporter les mentions obligatoires correspondant notamment au motif de recours.
Un CDD mal rédigé ou utilisé dans une situation qui ne le permet pas peut exposer l’entreprise à un risque de requalification en CDI.
L’apprentissage
Pour certaines entreprises, l’apprentissage peut également représenter une solution intéressante.
Le salarié alterne alors entre périodes de formation et travail dans l’entreprise.
Des règles spécifiques s’appliquent au contrat, à la rémunération, à l’accompagnement de l’apprenti et aux formalités nécessaires.
Les dispositifs d’aide à l’apprentissage évoluant régulièrement, il convient de vérifier les conditions applicables au moment de la signature du contrat sur les sites officiels.
Combien coûte réellement l’embauche d’un salarié ?
Le coût d’un salarié ne correspond pas uniquement au salaire net qui lui sera versé.
Pour établir son budget, l’employeur doit partir du salaire brut, auquel s’ajoutent différentes cotisations et dépenses.
Le salaire
Depuis le 1er janvier 2026, le SMIC brut est fixé à 12,02 € de l’heure, soit 1 823,03 € brut par mois pour un salarié à temps plein sur la base de 35 heures hebdomadaires.
Attention : le minimum prévu par la convention collective applicable à l’entreprise peut être supérieur au SMIC. Dans ce cas, il faut respecter le minimum conventionnel applicable au salarié.
Ces montants correspondent au cas général hors Mayotte et peuvent faire l’objet d’une nouvelle revalorisation en cours d’année lorsque les conditions légales sont réunies.
Les cotisations patronales
L’employeur doit également payer des cotisations et contributions sociales.
Leur montant dépend de nombreux paramètres : niveau de rémunération, effectif, activité, localisation, situation du salarié, dispositifs d’allègement applicables ou encore taux propres à certaines cotisations.
Il est donc préférable d’éviter les formules simplistes du type :
« Un salarié coûte automatiquement son salaire brut + 40 %. »
Cette estimation peut être éloignée du coût réel.
L’Urssaf propose un simulateur permettant d’estimer le coût d’une embauche en fonction de la situation.
Les autres dépenses à prévoir
Au-delà du salaire et des cotisations, l’employeur doit anticiper les dépenses liées au poste :
complémentaire santé ;
éventuelle prévoyance ;
suivi de santé au travail ;
ordinateur ou téléphone ;
vêtements ou équipements professionnels ;
logiciels ;
formation ;
frais professionnels ;
aménagement du poste de travail.
Le budget d’une première embauche doit donc être calculé avant de s’engager avec un salarié.
Effectuer la DPAE avant l’embauche
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) constitue l’une des principales formalités à accomplir lorsqu’une entreprise recrute.
Elle doit être réalisée avant la prise de poste du salarié et au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche.
La DPAE permet d’accomplir plusieurs formalités administratives liées à l’arrivée du salarié.
Il est important de conserver le justificatif de la déclaration.
Faire travailler une personne sans avoir correctement déclaré son embauche peut avoir des conséquences importantes pour l’entreprise.
Rédiger et remettre les documents liés au contrat de travail
Le contrat doit correspondre à la situation réelle du salarié.
Selon le contrat et les règles applicables, il convient notamment de préciser :
l’identité de l’employeur et du salarié ;
l’emploi occupé ;
la qualification ;
la date de début ;
le lieu de travail ;
la rémunération ;
la durée du travail ;
les conditions de la période d’essai lorsqu’elle existe ;
les dispositions conventionnelles applicables ;
les autres clauses nécessaires à la relation de travail.
L’employeur doit également communiquer au salarié les informations essentielles relatives à la relation de travail.
Pour un CDD, l’écrit est obligatoire. Pour sécuriser une première embauche en CDI, l’établissement d’un contrat écrit reste également particulièrement recommandé.
Inscrire le salarié au registre unique du personnel
Lors de l’embauche, le nouveau salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
L’inscription doit respecter l’ordre des embauches et comporter les informations obligatoires concernant le salarié.
Même une très petite entreprise est concernée dès lors qu’elle emploie du personnel.
Ce registre doit ensuite être tenu à jour.
Organiser le suivi de santé au travail
L’arrivée du premier salarié implique également de mettre en place le suivi de santé au travail.
L’employeur doit organiser le suivi applicable au salarié auprès du service de prévention et de santé au travail compétent.
Dans le cas général, la visite d’information et de prévention (VIP) doit avoir lieu dans les trois mois suivant l’embauche. Des règles particulières existent toutefois pour certains salariés ou certains postes et une dispense est possible dans certaines situations.
Il est donc préférable de s’occuper de cette obligation dès la préparation de la première embauche.
Mettre en place la complémentaire santé collective
Dans le secteur privé, l’employeur doit en principe proposer à ses salariés une complémentaire santé collective.
Dans le cas général, la participation financière de l’employeur doit représenter au moins 50 % de la cotisation, sous réserve des dispositions conventionnelles applicables. Certains salariés peuvent bénéficier d’une dispense d’adhésion dans les situations prévues par la réglementation.
Lors d’une première embauche, il faut donc vérifier suffisamment tôt le régime applicable afin que la couverture puisse être mise en place dans de bonnes conditions.
Préparer la paie et les déclarations sociales
À partir du moment où l’entreprise devient employeur, elle doit être capable de produire correctement la paie.
Chaque mois, il faudra notamment :
calculer le salaire ;
appliquer les cotisations ;
prendre en compte les éventuelles absences et congés ;
établir le bulletin de paie ;
appliquer le prélèvement à la source lorsque nécessaire ;
effectuer les déclarations sociales correspondantes.
La Déclaration sociale nominative (DSN) permet de transmettre aux organismes concernés les données issues de la paie.
Pour une première embauche, l’entreprise peut choisir de gérer elle-même cette partie avec un logiciel adapté ou de la confier à un professionnel.
Retraite complémentaire : que faut-il faire lors de la première embauche ?
Les salariés du secteur privé relèvent de la retraite complémentaire Agirc-Arrco.
Lorsqu’une entreprise embauche son premier salarié, son adhésion à une caisse de retraite complémentaire est réalisée automatiquement lors de la première DSN. L’entreprise n’a donc pas à effectuer une demande d’adhésion séparée.
L’affiliation du nouveau salarié est ensuite également réalisée automatiquement grâce à la DSN.
Penser à la santé et à la sécurité au travail
Embaucher signifie également devenir responsable de la santé et de la sécurité de son salarié dans le cadre professionnel.
L’employeur doit identifier les risques auxquels le salarié peut être exposé et mettre en œuvre les mesures de prévention nécessaires.
Selon l’activité, cela peut notamment concerner :
les équipements de protection ;
l’utilisation de machines ou d’outils ;
les manutentions ;
les déplacements professionnels ;
le travail en hauteur ;
les produits dangereux ;
l’aménagement du poste de travail.
L’arrivée du premier salarié implique notamment de mettre en place le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et de respecter les obligations de prévention applicables à l’entreprise.
Cette question est particulièrement importante dans les secteurs présentant des risques professionnels élevés, comme le bâtiment.
Existe-t-il des aides pour une première embauche ?
Il n’existe pas une aide unique accordée automatiquement à toute entreprise qui recrute son premier salarié.
En revanche, différents dispositifs peuvent réduire le coût d’un recrutement selon notamment :
le profil de la personne recrutée ;
le type de contrat ;
son âge ;
sa situation professionnelle ;
l’implantation de l’entreprise ;
la nature du poste ;
les dispositifs d’exonération ou d’allègement applicables.
Les règles et les aides évoluent régulièrement. Il est donc préférable de vérifier les dispositifs disponibles au moment où l’entreprise envisage réellement le recrutement, plutôt que de construire son budget sur une aide qui pourrait ne pas être applicable.
Utiliser le simulateur Urssaf avant d’embaucher
Avant de signer le contrat, une simulation du coût de l’embauche est fortement recommandée.
L’outil officiel de l’Urssaf permet notamment d’obtenir une estimation à partir du salaire envisagé et de différents paramètres concernant l’entreprise et le salarié.
Cette simulation permet de répondre à une question essentielle :
« Mon entreprise peut-elle réellement supporter cette embauche chaque mois ? »
Il faut néanmoins conserver une marge de sécurité dans la trésorerie, car le coût d’un salarié ne se limite pas aux seuls éléments calculés à partir de sa rémunération.
Première embauche : les démarches dans l’ordre
Pour éviter les oublis, vous pouvez organiser votre recrutement de la manière suivante :
1. Définir le besoin et le poste
2. Identifier et vérifier la convention collective applicable
3. Choisir le contrat adapté
4. Déterminer la rémunération
5. Calculer le coût global de l’embauche
6. Sélectionner le candidat
7. Préparer le contrat et les documents nécessaires
8. Effectuer la DPAE avant la prise de poste
9. Inscrire le salarié au registre unique du personnel
10. Mettre en place la complémentaire santé et, le cas échéant, la prévoyance
11. Organiser le suivi de santé au travail
12. Mettre en place la paie et la DSN
13. Vérifier les obligations de retraite complémentaire
14. Mettre en place le DUERP et les mesures de prévention nécessaires
Une checklist préparée avant l’arrivée du salarié permet de vérifier que chaque formalité a bien été accomplie.
Les documents utiles pour embaucher son premier salarié
Une première embauche nécessite de préparer et de conserver différents documents.
Selon la situation, votre dossier RH pourra notamment comprendre :
le contrat de travail ;
le justificatif de DPAE ;
les informations remises au salarié ;
le registre unique du personnel ;
les documents relatifs à la complémentaire santé et à la prévoyance ;
les documents relatifs au suivi de santé au travail ;
les bulletins de paie ;
les documents relatifs aux congés et absences ;
les documents liés à la sécurité et à la prévention.
Une organisation correcte dès le premier salarié facilite considérablement la gestion RH lorsque l’entreprise se développe.
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Les erreurs à éviter lors d’une première embauche
La première embauche peut paraître simple, mais certaines erreurs peuvent avoir des conséquences importantes.
Les plus fréquentes sont notamment :
choisir un CDD alors que le motif ne le permet pas ;
oublier de vérifier la convention collective ;
fixer un salaire inférieur au minimum applicable ;
faire commencer le salarié avant d’avoir réalisé la DPAE ;
utiliser un contrat incomplet ou inadapté ;
oublier l’inscription au registre unique du personnel ;
négliger la complémentaire santé ou le suivi de santé au travail ;
sous-estimer le coût réel du salarié ;
ne pas organiser correctement la paie et la DSN ;
négliger les obligations de santé et de sécurité.
Préparer ces éléments avant l’arrivée du salarié permet de sécuriser davantage le recrutement.
FAQ – Embaucher son premier salarié
Peut-on embaucher un salarié lorsqu’on vient de créer son entreprise ?
Oui. Une entreprise nouvellement créée peut embaucher dès lors qu’elle respecte ses obligations d’employeur et dispose des ressources nécessaires pour financer le poste.
Un micro-entrepreneur peut-il embaucher un salarié ?
Oui. Le régime de la micro-entreprise n’interdit pas d’employer un salarié.
Il faut toutefois bien mesurer l’impact financier de cette décision. Le régime micro ne permet notamment pas de déduire les charges réelles de l’entreprise du chiffre d’affaires pour déterminer le bénéfice imposable selon les règles de ce régime.
La DPAE est-elle obligatoire pour un premier salarié ?
Oui. La déclaration préalable à l’embauche doit être effectuée avant la prise de poste du salarié. Elle peut être réalisée au plus tôt huit jours avant l’embauche.
Un contrat écrit est-il obligatoire ?
Cela dépend du contrat.
Un CDD doit être établi par écrit. Pour un CDI à temps plein de droit commun, l’absence d’obligation générale d’établir un contrat écrit ne dispense pas l’employeur de communiquer au salarié les informations obligatoires concernant la relation de travail.
Une convention collective peut également imposer des dispositions supplémentaires.
Combien coûte un salarié payé au SMIC ?
Il n’existe pas un montant unique applicable à toutes les entreprises.
Le coût dépend notamment des cotisations, des allègements applicables, de la convention collective, de la complémentaire santé et de la situation de l’entreprise et du salarié.
Le simulateur officiel de l’Urssaf permet d’obtenir une estimation plus adaptée à chaque situation.
Faut-il s'occuper de la médecine du travail avec un seul salarié ?
Oui. L’employeur doit organiser le suivi de santé au travail dès lors qu’il emploie du personnel.
Dans le cas général, la visite d’information et de prévention est réalisée dans les trois mois suivant l’embauche, mais certains salariés et certains postes sont soumis à des règles particulières.
Faut-il proposer une mutuelle dès le premier salarié ?
Dans le secteur privé, l’employeur doit en principe faire bénéficier ses salariés d’une complémentaire santé collective, quelle que soit leur ancienneté, sous réserve des cas de dispense prévus. La participation patronale doit être au minimum de 50 % de la cotisation dans le cas général.
À retenir
Embaucher son premier salarié transforme l’entreprise en employeur.
Le recrutement ne se limite donc pas à choisir un candidat et à signer un contrat.
Avant la prise de poste, l’entreprise doit notamment vérifier la convention collective, choisir le contrat approprié, calculer le coût du recrutement, effectuer la DPAE et préparer les documents nécessaires.
Elle devra ensuite assurer correctement la paie et la DSN, la complémentaire santé, le suivi de santé au travail, la retraite complémentaire ainsi que la prévention des risques professionnels.
Une première embauche bien préparée permet de sécuriser la relation de travail et de construire dès le départ une gestion RH plus solide.
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