Quels documents préparer pour embaucher un salarié ?
Embaucher un salarié ne consiste pas uniquement à rédiger et signer un contrat de travail.
Avant son arrivée, il est important de connaître les documents pour embaucher un salarié et les formalités à accomplir : déclaration préalable à l’embauche (DPAE), contrat de travail lorsqu’un écrit est obligatoire ou choisi, informations relatives à la relation de travail, inscription au registre unique du personnel ou encore démarches liées au suivi de santé au travail.
La liste exacte dépend notamment du type de contrat, de la situation du salarié et de l’activité de l’entreprise.
Quels documents demander au futur salarié ? Quels documents préparer avant son arrivée ? Quelles formalités effectuer ?
Voici les principales étapes à connaître.
Quels documents demander à un salarié avant son embauche ?
Pour préparer correctement l’embauche, l’employeur doit disposer des informations nécessaires à l’identification du salarié et à l’accomplissement des formalités administratives.
Il peut notamment avoir besoin :
des nom et prénoms du salarié ;
de sa date et de son lieu de naissance ;
de son adresse ;
de son numéro de Sécurité sociale s’il en possède déjà un ;
des informations nécessaires à l’établissement du contrat et de la paie ;
des justificatifs ou autorisations spécifiques lorsque l’emploi ou la situation du salarié l’exige.
Ces informations permettent notamment d’établir la déclaration préalable à l’embauche.
L’absence de numéro de Sécurité sociale ou de numéro d’immatriculation d’attente n’empêche pas, à elle seule, la prise en compte de la DPAE.
L’employeur doit par ailleurs veiller à ne recueillir que les informations nécessaires à l’embauche et à la gestion de la relation de travail.
Faut-il vérifier l’identité et le droit au travail du salarié ?
L’employeur doit disposer des informations d’identité correctes pour établir les documents et déclarations liés à l’embauche.
Une vigilance particulière est nécessaire lorsque le futur salarié est un ressortissant étranger soumis aux règles relatives à l’autorisation de travail.
Selon sa nationalité et son titre de séjour, l’employeur doit vérifier que le salarié dispose du droit de travailler en France et, lorsque cela est nécessaire, obtenir préalablement une autorisation de travail.
Dans certaines situations, l’employeur doit également vérifier auprès de l’administration la validité du titre autorisant le salarié étranger à travailler.
Ces vérifications doivent être effectuées avant l’embauche dans les délais prévus par la réglementation.
La DPAE : une formalité indispensable avant l’embauche
La déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE, constitue l’une des principales formalités obligatoires lors du recrutement d’un salarié.
Elle doit être effectuée avant la prise de fonction du salarié ou le début de sa période d’essai et au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.
La DPAE permet d’accomplir plusieurs formalités liées à l’embauche auprès d’un interlocuteur unique.
Lors de l’embauche, l’employeur doit également remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire.
Cette obligation est considérée comme satisfaite lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.
Quelles informations préparer pour effectuer la DPAE ?
Pour effectuer la déclaration, l’employeur doit notamment disposer :
de la dénomination sociale de l’entreprise ou des nom et prénom de l’employeur ;
du code APE ou NAF ;
du numéro Siret et de l’adresse de l’établissement ;
des informations relatives au service de prévention et de santé au travail ;
de l’identité du salarié ;
de sa date et de son lieu de naissance ;
de son numéro de Sécurité sociale lorsqu’il en possède un ;
de la date et de l’heure prévues de l’embauche ;
des informations concernant le contrat de travail, notamment sa nature et sa durée.
Il est donc préférable de réunir ces éléments avant d’effectuer la déclaration.
Faut-il obligatoirement rédiger un contrat de travail ?
Cela dépend du contrat choisi.
En dehors du CDI à temps complet, pour lequel un écrit n’est pas systématiquement imposé par le Code du travail, les autres contrats sont en principe soumis à une obligation d’écrit, sous réserve de certains dispositifs particuliers.
C’est notamment le cas du CDD et du contrat de travail à temps partiel.
Même lorsqu’un écrit n’est pas obligatoire, établir un contrat permet de formaliser précisément les conditions convenues entre l’employeur et le salarié : fonction, rémunération, durée du travail, lieu de travail, période d’essai éventuelle ou clauses particulières.
Pour approfondir ce point, vous pouvez consulter notre article :
Vous pouvez également consulter :
Quelles informations prévoir dans le contrat de travail ?
Le contenu du contrat dépend du type d’embauche et de la situation du salarié.
Selon les cas, le document peut notamment préciser :
l’identité des parties ;
la fonction et la qualification du salarié ;
la date de début du contrat ;
le lieu de travail ;
la rémunération ;
la durée du travail ;
la période d’essai lorsqu’elle est prévue ;
la convention collective applicable ;
les clauses particulières nécessaires à la relation de travail.
Pour un CDD, des règles spécifiques s’appliquent notamment concernant le motif de recours, la durée du contrat et les mentions obligatoires.
Il est donc important d’utiliser un contrat adapté à la relation de travail réellement prévue.
Quelles informations remettre au salarié lors de son embauche ?
Depuis le 1er novembre 2023, l’employeur doit communiquer au salarié les principales informations relatives à la relation de travail.
Ces informations doivent être communiquées par écrit, dans un ou plusieurs documents distincts du contrat de travail.
Certaines doivent être transmises au salarié au plus tard dans les sept jours calendaires suivant la date d’embauche.
Il s’agit notamment :
de l’identité de l’employeur et du salarié ;
du ou des lieux de travail ;
de l’emploi occupé ;
de la date d’embauche ;
pour un CDD, de la date de fin ou de la durée prévue du contrat ;
de la durée et des conditions de la période d’essai lorsqu’elle existe ;
des différents éléments constituant la rémunération ;
de la durée du travail et des conditions relatives aux heures supplémentaires ou complémentaires.
D’autres informations doivent être communiquées au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la date d’embauche.
Elles concernent notamment :
le droit à la formation professionnelle ;
la durée des congés payés ou son mode de calcul ;
la procédure applicable en cas de rupture du contrat ;
les conventions et accords collectifs applicables ;
les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié ;
les contrats de protection sociale complémentaire dont il bénéficie.
Le Code du travail numérique met à disposition des employeurs des modèles permettant de formaliser ces informations.
Faut-il inscrire le salarié dans le registre unique du personnel ?
Oui.
Chaque nouveau salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre devient obligatoire dès l’embauche du premier salarié.
L’inscription du salarié fait donc partie des formalités à ne pas oublier lors d’une embauche.
Quelles démarches prévoir pour la médecine du travail ?
L’employeur doit également organiser le suivi du salarié par le service de prévention et de santé au travail.
Dans le cas général, le salarié nouvellement embauché bénéficie d’une visite d’information et de prévention, appelée VIP. Elle doit être réalisée dans les trois mois suivant l’embauche.
Il existe toutefois des exceptions et des règles particulières selon le salarié et le poste occupé. Certains salariés peuvent notamment bénéficier d’un suivi individuel renforcé nécessitant un examen médical d’aptitude avant l’affectation au poste.
Des dispositions spécifiques existent également pour certaines catégories de travailleurs.
L’employeur doit donc vérifier la situation du salarié et les risques liés au poste occupé.
Faut-il préparer les documents relatifs à la mutuelle d’entreprise ?
L’embauche implique également de vérifier la situation du salarié au regard de la complémentaire santé collective de l’entreprise.
Selon sa situation, le salarié peut être affilié au régime collectif ou, lorsqu’un cas de dispense prévu par les textes s’applique, demander à ne pas y adhérer.
L’employeur doit donc intégrer cette vérification dans la préparation du dossier administratif du salarié et conserver, lorsque cela est nécessaire, les justificatifs correspondants.
Quels documents conserver dans le dossier du salarié ?
L’entreprise peut constituer un dossier administratif permettant de regrouper les documents nécessaires à la gestion de la relation de travail.
Selon la situation, il peut notamment contenir :
les informations d’identité utiles à l’embauche ;
le contrat de travail et ses éventuels avenants ;
les justificatifs relatifs au droit au travail lorsque cela est nécessaire ;
les éléments relatifs à la DPAE ;
les documents concernant la mutuelle ou la prévoyance ;
les documents nécessaires à la gestion de la paie ;
les documents liés au suivi de santé au travail qui doivent être conservés par l’employeur.
La conservation de ces documents doit respecter les durées légales applicables ainsi que les règles relatives à la protection des données personnelles.
Les durées de conservation ne sont pas identiques pour tous les documents. Il convient donc de vérifier la durée applicable à chaque catégorie de document.
Quels documents préparer pour une première embauche ?
L’embauche du premier salarié demande une vigilance particulière puisque l’entreprise devient employeur pour la première fois.
Elle doit notamment mettre en place les démarches nécessaires à la gestion sociale de son salarié : paie, déclarations sociales, registre unique du personnel, suivi de santé au travail, protection sociale et conservation des documents.
Pour retrouver l’ensemble de ces démarches, consultez également notre article :
Checklist : les documents et formalités à préparer pour embaucher un salarié
Avant l’embauche :
déterminer le type de contrat ;
recueillir les informations nécessaires concernant le salarié ;
vérifier, lorsque cela est nécessaire, son droit à travailler en France ;
préparer le contrat de travail ;
identifier la convention collective applicable ;
réunir les informations nécessaires à la DPAE.
Avant la prise de fonction :
effectuer la DPAE dans le délai applicable ;
finaliser et signer le contrat lorsqu’un écrit est obligatoire ou prévu ;
préparer le dossier administratif du salarié ;
préparer les documents et informations à remettre au salarié.
À partir de l’embauche :
inscrire le salarié au registre unique du personnel ;
remettre une copie de la DPAE ou de son accusé de réception, sauf lorsque l’obligation est satisfaite par le contrat écrit dans les conditions prévues ;
remettre les informations obligatoires relatives à la relation de travail dans les délais applicables ;
organiser le suivi auprès du service de prévention et de santé au travail ;
traiter l’affiliation ou, le cas échéant, la dispense concernant la complémentaire santé ;
organiser la paie et les déclarations sociales.
Cette checklist doit naturellement être adaptée au contrat, au salarié, à la convention collective et à l’activité de l’entreprise.
Quelles erreurs éviter lors de l’embauche d’un salarié ?
Effectuer la DPAE après le début du travail
La DPAE doit être transmise avant la prise de fonction du salarié ou le début de sa période d’essai.
Il ne faut donc pas attendre que le salarié ait commencé à travailler pour accomplir cette formalité.
Utiliser un contrat qui ne correspond pas à la situation
CDD, CDI, temps partiel ou contrat saisonnier ne répondent pas aux mêmes règles.
Le contrat utilisé doit correspondre à la relation de travail réellement prévue.
Oublier le registre unique du personnel
Le salarié doit être inscrit au registre unique du personnel.
Ce registre devient obligatoire dès l’embauche du premier salarié.
Négliger les informations obligatoires à remettre au salarié
La rédaction d’un contrat de travail ne remplace pas l’ensemble des obligations d’information de l’employeur.
Certaines informations relatives à la relation de travail doivent être communiquées dans les sept jours calendaires suivant l’embauche et d’autres dans un délai d’un mois.
Ne pas vérifier le droit au travail d’un salarié étranger
Lorsque les règles relatives à l’autorisation de travail s’appliquent, l’employeur doit effectuer les vérifications nécessaires avant l’embauche.
Employer une personne sans vérifier son droit au travail lorsqu’une telle vérification est requise peut exposer l’employeur à des sanctions.
Les documents France Docs pour préparer une embauche
France Docs propose plusieurs documents permettant de préparer les principales étapes administratives liées au recrutement d’un salarié.
Vous pouvez notamment retrouver :
Ces documents sont destinés à faciliter la préparation des documents RH de l’entreprise.
Retrouvez les modèles et packs France Docs destinés aux employeurs pour préparer leurs documents RH.
FAQ — Documents à préparer pour embaucher un salarié
Quels documents faut-il demander à un salarié avant son embauche ?
L’employeur doit principalement recueillir les informations nécessaires à l’identification du salarié, à la DPAE, au contrat de travail et à la paie.
Des justificatifs supplémentaires peuvent être nécessaires selon le poste, la situation du salarié ou les obligations applicables à l’entreprise.
Quand faut-il effectuer la DPAE ?
La DPAE doit être transmise avant la prise de fonction du salarié ou le début de sa période d’essai et au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.
Faut-il remettre une copie de la DPAE au salarié ?
Oui. Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire.
Cette obligation est toutefois considérée comme satisfaite lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.
Le contrat de travail écrit est-il toujours obligatoire ?
Non. Le CDI à temps complet n’est pas systématiquement soumis à l’obligation d’un contrat écrit par le Code du travail.
En revanche, un écrit est obligatoire pour de nombreux autres contrats, notamment le CDD et le contrat à temps partiel, sous réserve de certaines situations particulières.
Le salarié doit-il être inscrit sur un registre ?
Oui. Chaque nouveau salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel. Ce registre devient obligatoire dès l’embauche du premier salarié.
Quels documents remettre au salarié après son embauche ?
L’employeur doit notamment communiquer au salarié les informations principales relatives à la relation de travail.
Certaines doivent être transmises au plus tard dans les sept jours calendaires suivant l’embauche et les autres au plus tard dans un délai d’un mois.
La visite médicale doit-elle avoir lieu avant l’embauche ?
Pas systématiquement.
Dans le cas général, la visite d’information et de prévention doit être réalisée dans les trois mois suivant l’embauche.
Des règles particulières imposent toutefois un examen avant l’affectation au poste pour certains salariés, notamment lorsqu’ils bénéficient d’un suivi individuel renforcé.
Que faut-il vérifier avant d’embaucher un salarié étranger ?
Selon sa nationalité et sa situation administrative, l’employeur doit vérifier son droit à travailler en France et, lorsque cela est nécessaire, s’assurer qu’il dispose d’une autorisation de travail valable avant son embauche.
À retenir
Préparer l’embauche d’un salarié nécessite de réunir plusieurs informations et documents avant son arrivée.
La DPAE doit être effectuée avant la prise de fonction. Le contrat doit être adapté au type d’embauche et un écrit est obligatoire dans de nombreuses situations. Le salarié doit également être inscrit au registre unique du personnel.
L’employeur doit par ailleurs remettre au salarié les informations obligatoires relatives à sa relation de travail, anticiper son suivi de santé au travail et traiter les démarches relatives à sa protection sociale.
Une préparation rigoureuse du dossier permet d’organiser plus facilement l’arrivée du salarié et d’éviter les principaux oublis administratifs.
Sources officielles
Urssaf — Déclaration préalable à l’embauche (DPAE).Consulter la fiche officielle sur la DPAE
Code du travail numérique — Informations principales sur la relation de travail à fournir lors de l’embauche.Consulter les obligations d’information de l’employeur
Code du travail numérique — Obligations de l’employeur lors de l’embauche.Consulter la fiche officielle sur les obligations lors de l’embauche
Service-Public — Visite d’information et de prévention lors de l’embauche.Consulter les règles relatives à la visite d’embauche
Service-Public — Autorisation de travail d’un salarié étranger en France.Consulter les règles relatives au droit au travail
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